Circolare sugli archivi ecclesiastici 1

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Circolare sugli archivi ecclesiastici 1

Messaggio da Rachis »

Penso che possa essere utile anche la lettera circolare emanata dalla Pontificia Commissione per i Beni Culturali Ecclesiastici nel 1997.
E' il documento di riferimento per le diocesi e gli archivi ecclesiastici cattolici in Italia.
Copiata in due parti.

Ho omesso le note. Il testo integrale con note è sul sito dell'AAE:
http://www.archivaecclesiae.org/index.p ... mitstart=0


Lettera Circolare

LA FUNZIONE PASTORALE DEGLI ARCHIVI ECCLESIASTICI

Nel corso della sua storia millenaria, la Chiesa si è prodigata in molteplici iniziative pastorali adattandosi all'indole di culture assai diverse tra loro con l'unico intento di annunziare il Vangelo. La memoria delle opere prodotte conferma l'incessante sforzo dei credenti nel ricercare quei beni idonei a creare una cultura di ispirazione cristiana al fine di promuovere integralmente la persona umana quale indispensabile presupposto per la sua evangelizzazione.

Oltre alla produzione di tali beni culturali, la Chiesa si è poi interessata alla loro valorizzazione pastorale e conseguentemente alla tutela di ciò che ha prodotto per esprimere ed attuare la sua missione. Appartiene a quest'ultimo aspetto la cura nel conservare il ricordo della molteplice e differenziata azione pastorale attraverso gli archivi. Nella mens della Chiesa infatti gli archivi sono luoghi della memoria delle comunità cristiane e fattori di cultura per la nuova evangelizzazione. Sono dunque un bene culturale di primaria importanza, la cui peculiarità è nel registrare il percorso fatto lungo i secoli dalla Chiesa nelle singole realtà che la compongono. In quanto luoghi della memoria devono raccogliere sistematicamente tutti i dati con cui è scritta l'articolata storia della comunità ecclesiale per offrire la possibilità di una congrua valutazione di ciò che si è fatto, dei risultati ottenuti, delle omissioni e degli errori.

Lo studio documentato e non pregiudiziale del proprio passato rende la Chiesa più "esperta in umanità" poiché ne fa conoscere lo spessore storico e parimenti le permette di riconoscersi nella sua necessaria, pluriforme e continua opera di inculturazione e acculturazione. Tale indagine, che procede dalla ponderata raccolta di ciò è documentabile, giova al fine di prospettare un futuro fondato sui contributi della Tradizione dove la memoria è anche profezia. Mutuando una felice riflessione della scuola di Chartres possiamo dire di sentirci dei giganti se abbiamo la coscienza, pur essendo nani, di essere sulle spalle delle generazioni che ci hanno preceduto nel segno dell'unica fede. Le fonti storiche legano infatti la Chiesa in un ininterrotto regime di continuità. Questo parte dal messaggio di Gesù, passa attraverso gli scritti della prima comunità apostolica e di tutte le comunità ecclesiali arrivando fino a noi in un proliferare di immagini, che documentano il processo di evangelizzazione di ogni Chiesa particolare e della Chiesa universale. All'inclemenza di tante circostanze storiche, che provvidenzialmente non hanno distrutto la memoria degli eventi nelle loro grandi linee, deve dunque contrapporsi il nostro sforzo di tutela e di valorizzazione del materiale documentario al fine di usufruirlo nell'Hic et nunc della Chiesa.

Quanto ai contenuti specifici gli archivi conservano le fonti dello sviluppo storico della comunità ecclesiale e quelle relative all'attività liturgica e sacramentale, educativa ed assistenziale, che chierici, laici e membri degli istituti di vita consacrata e delle società di vita apostolica hanno svolto nel corso dei secoli e svolgono tuttora. Non di rado, essi conservano i documenti sull'istituzione delle opere da costoro patrocinate e quelli inerenti ai rapporti giuridici tra le diverse comunità, istituti e persone.

Sulle questioni concernenti gli archivi, numerosi sono stati gli interventi dei Sommi Pontefici, che peraltro hanno conservato le loro memorie, in maniera esemplare, nell'antico e glorioso Scrinium Sanctae Sedis del Laterano e quindi nel più moderno Archivio Segreto Vaticano. Ripetute sono state le norme date dai Concili generali e dai Sinodi diocesani, come innumerevoli sono gli esempi di nobili tradizioni archivistiche nelle Chiese particolari, negli Ordini e Congregazioni religiose.

Inoltre il Sommo Pontefice Giovanni Paolo II, nella Costituzione Apostolica Pastor bonus (28 giugno 1988), ha dichiarato autoritariamente che "tra i beni storici hanno particolare importanza tutti i documenti e strumenti giuridici, che riguardano e attestano la vita e la cura pastorale, nonché i diritti e le obbligazioni delle diocesi, delle parrocchie, delle chiese e delle altre persone giuridiche istituite nella Chiesa*. Lo stesso Pontefice è ritornato sull'argomento nell'allocuzione programmatica pronunziata in occasione della Prima Assemblea Plenaria della Pontificia Commissione per i Beni Culturali della Chiesa, tracciando un'ampia tipologia dei beni culturali "posti al servizio della missione della Chiesa" tra i quali vanno elencati "i documenti storici custoditi negli archivi delle comunità ecclesiali".
Dai summenzionati autorevoli interventi e dalla crescente letteratura scientifica e storica emerge l'interesse ecclesiale per l'opera di conservazione del bene vivo della memoria finalizzato ad attirare l'attenzione del Popolo di dio verso la sua storia.
Da parte sua la Pontificia Commissione per i Beni Culturali della Chiesa ha trasmesso più volte agli Eminentissimi ed Eccellentissimi Arcivescovi e Vescovi il desiderio del Sommo Pontefice, Giovanni Paolo Il, perché ai beni culturali della Chiesa venga data l'attenzione che meritano in quanto testimonianze delle tradizioni cristiane e mezzo nell'opera de]la nuova evangelizzazione richiesta dall'attuale momento storico. Dopo una prima lettera circolare inviata ai Presidenti delle Conferenze Episcopali (10 aprile 1989) al fine di raccogliere dati informativi sul settore dei beni culturali, e pertanto anche sulla organizzazione degli archivi, si è provveduto a rivolgerne una seconda ai Presidenti delle Conferenze Episcopali d'Europa (15 giugno 1991), in vista della prossima apertura delle frontiere europee, per sollecitare l'inventariazione e la raccolta di documentazione relativa ai beni storico-artistici. In seguito questa Commissione ha auspicato, con la lettera circolare del 15 ottobre 1992, un'adeguata formazione dei futuri presbiteri, durante il curricolo degli studi filosofico-teologici, sull'importanza e sulla necessità dei beni culturali nell'espressione e nell'approfondimento della fede. Con la lettera circolare del 19 marzo 1994 ha invece attirato l'attenzione sulla peculiarità delle biblioteche ecclesiastiche nella missione della Chiesa. Da ultimo, con la presente, vuole suscitare l'interesse nei confronti degli archivi data la loro importanza culturale e pastorale, ottemperando così al desiderio del Sommo Pontefice espresso ai Membri della Prima Assemblea Plenaria di questa Pontificia Commissione, il quale, superando il concetto della pura conservazione del patrimonio dei beni culturali, afferma che "è necessario attuare una loro organica e sapiente promozione per inserirli nei circuiti vitali dell'azione culturale e pastorale della Chiesa".

1.

L' IMPORTANZA ECCLESIALE DELLA TRASMISSIONE DEL PATRIMONIO DOCUMENTARIO

La documentazione conservata negli archivi della Chiesa cattolica è un patrimonio immenso e prezioso. È sufficiente considerare il grande numero di archivi che si sono formati in seguito alla presenza e all'attività dei vescovi nelle città episcopali. Sono da menzionare, tra i più antichi, gli archivi vescovili e gli archivi parrocchiali. Questi, nonostante le alterne vicende storiche, si sono in molti casi incrementati con nuovi documenti relativi al mutare dell'organizzazione istituzionale della Chiesa e allo sviluppo della sua azione pastorale e missionaria.

Per antichità e importanza del materiale raccolto, sono significativi gli archivi dei monasteri di varia tradizione. La vita cenobitica ha svolto infatti un ruolo primario nell'evangelizzazione delle popolazioni circostanti agli insediamenti religiosi; ha avviato importanti istituzioni caritative ed educative; ha trasmesso la cultura antica e più recentemente ha provveduto al restauro dei documenti archivistici istituendo laboratori specializzati. Oltre agli archivi dei monasteri sono da annoverare quelli delle congregazioni religiose, degli altri istituti di vita consacrata, delle società di vita apostolica più recenti con le tipiche organizzazioni locali, provinciali, nazionali e internazionali.

Vanno ancora aggiunti gli archivi che conservano la documentazione prodotta dai Capitoli dei canonici, sia cattedrali, sia collegiali; quelli dei centri di educazione del clero (come seminari, università ecclesiastiche e istituti superiori cli vario tipo); quelli dei gruppi e delle associazioni dei fedeli, antiche e contemporanee, tra cui le confraternite occupano un posto di rilievo per antichità e benemerenze; quelli delle istituzioni ospedaliere e scolastiche; quelli delle opere missionarie attraverso le quali si è concretizzato l'apostolato della carità dei cristiani. È davvero impossibile descrivere interamente la geografia degli archivi ecclesiastici, i quali, pur nell'osservanza delle disposizioni canoniche, sono autonomi nella loro regolamentazione, diversi nell'organizzazione, propri per ognuna delle istituzioni formatesi nella storia bimillenaria della Chiesa.

1.1. Trasmissione come momento della Tradizione

Gli archivi ecclesiastici, conservando la genuina e spontanea documentazione sorta in rapporto a persone e ad avvenimenti, coltivano la memoria della vita della Chiesa e manifestano il senso della Tradizione. Infatti, con le informazioni in essi raccolte, permettono di ricostruire le vicissitudini dell'evangelizzazione e dell'educazione alla vita cristiana. Essi costituiscono la fonte primaria per redigere la storia delle multiformi espressioni della vita religiosa e della carità cristiana.

La volontà da parte della comunità dei credenti, ed in particolare delle istituzioni ecclesiastiche, di raccogliere l in dall'epoca apostolica le testimonianze della fede e coltivarne la loro memoria, esprime l'unicità e la continuità della Chiesa che vive questi tempi ultimi della storia. Il venerato ricordo di ciò che ha detto e fatto Gesù, della prima Comunità cristiana, della Chiesa dei martiri e dei padri, dell'espandersi del cristianesimo nel mondo, è efficace motivo per lodare il Signore e ringraziarlo delle "grandi cose" che ha ispirato al suo popolo. Nella mens della Chiesa la memoria cronologica porta dunque ad una rilettura spirituale degli eventi nel contesto dell'eventum salutis e impone l'urgenza della conversione al fine di pervenire all'ut unum sint.

1.2. Trasmissione come memoria dell 'evangelizzazione

Tali motivazioni teologiche fondano l'attenzione e la cura delle comunità cristiane nella custodia dei loro archivi. Le fonti storiche, conservate nelle antiche arche o nei moderni scaffali, hanno consentito e favoriscono infatti la ricostruzione degli eventi e pertanto permettono di trasmettere la storia dell'azione pastorale dei vescovi nelle loro diocesi, dei parroci nelle loro parrocchie, dei missionari nelle zone di prima evangelizzazione, dei religiosi nei loro istituti. Si pensi agli atti delle visite pastorali, alle relazioni per le visite ad limina, ai rapporti dei nunzi e dei delegati apostolici, ai documenti dei concili nazionali e dei sinodi diocesani, ai dispacci dei missionari, agli atti dei capitoli degli istituti di vita consacrata e delle società di vita apostolica, ecc.
I registri parrocchiali, che attestano la celebrazione dei sacramenti e annotano i defunti, unitamente ai fascicoli curiali, che riportano le ordinazioni sacre, lasciano intravedere la storia della santificazione del popolo cristiano nelle sue dinamiche istituzionali e sociali. I carteggi relativi alle professioni religiose permettono di cogliere lo sviluppo dei movimenti spirituali nelle forme storiche in cui si è espressa la sequela Christi. Anche le carte riguardanti l'amministrazione dei beni ecclesiastici riflettono l'impegno delle persone e l'attività economica delle istituzioni costituendo un'importante fonte documentaria.

Il materiale raccolto negli archivi mette in risalto nel suo complesso l'attività religiosa, culturale e assistenziale delle molteplici istituzioni ecclesiastiche, favorendo anche la comprensione storica delle espressioni artistiche che si sono originate lungo i secoli al fine di esprimere il culto, la pietà popolare, le opere di misericordia. Gli archivi ecclesiastici meritano dunque attenzione tanto sul versante storico quanto su quello spirituale e permettono di comprendere l'intrinseco legame di questi due aspetti nella vita della Chiesa. Infatti attraverso la variegata storia delle comunità, attestata nelle loro carte, sono manifeste le tracce dell'azione di Cristo, che feconda la sua Chiesa sacramento universale di salvezza e la sospinge sulle strade degli uomini. Negli archivi ecclesiastici, come amava dire Paolo VI, sono conservate le tracce del transitus Domini nella storia degli uomini.


1.3. Trasmissione come strumento pastorale

Le istituzioni cristiane hanno assunto nella loro attività le connotazioni e le modalità delle diverse culture e congiunture storiche. Nel contempo sono risultate un'importante agenzia culturale. Con l'aprirsi del terzo millennio cristiano è quanto mai utile riscoprire questa multiforme inculturazione del Vangelo, compiuta nei secoli passati e ancora attuale nella misura in cui la Parola del Signore viene annunziata, creduta e vissuta dalla comunità dei credenti con innumerevoli consuetudini locali e diverse prassi pastorali.

La memoria storica fa parte integrante della vita di ogni comunità e la conoscenza di tutto ciò che testimonia il succedersi delle generazioni, il loro sapere e il loro agire, crea un regime di continuità. Pertanto, con il loro patrimonio documentario, conosciuto e comunicato, gli archivi possono diventare utili strumenti per una illuminata azione pastorale, poiché attraverso la memoria dei fatti si dà concretezza alla Tradizione. Possono inoltre offrire ai pastori e ai laici, mutuamente impegnati nell'azione evangelizzatrice, informazioni sulle diverse esperienze lontane e recenti.

La coscienza prospettica dell'azione ecclesiale desunta dagli archivi offre la possibilità di un congruo adeguamento delle istituzioni ecclesiastiche alle esigenze dei fedeli e degli uomini del nostro tempo. Attraverso un'indagine storica, culturale e sociale, i centri di documentazione favoriscono infatti lo sviluppo delle precedenti esperienze ecclesiali, la verifica delle inadempienza, il rinnovamento in riferimento alle mutate condizioni storiche. Un'istituzione che dimentica il proprio passato difficilmente riesce a configurare la sua funzione tra gli uomini di un determinato contesto sociale, culturale e religioso. In tal senso gli archivi, conservando le testimonianze delle tradizioni religiose e della prassi pastorale, hanno una loro intrinseca vitalità e validità. Essi contribuiscono efficacemente nel far crescere il senso di appartenenza ecclesiale di ogni singola generazione e rendono manifesto l'impegno della Chiesa in un determinato territorio. Si comprende perciò la cura che molte comunità locali hanno nel presente ed ebbero nel passato in favore di questi centri di cultura e di azione ecclesiale.

2.

I LINEAMENTI DI UN PROGETTO ORGANICO

Gli archivi sono i luoghi della memoria ecclesiale da conservare e trasmettere, da ravvivare e valorizzare poiché rappresentano il più diretto collegamento con il patrimonio della comunità cristiana. Le prospettive per un loro rilancio sono favorevoli, tenuto conto della sensibilità che si è sviluppata in molte Chiese particolari per i beni culturali ed in particolare per la memoria degli eventi locali. Le iniziative in merito sono molteplici e significative non solo in campo ecclesiastico, ma anche in quello civile. In molte Nazioni infatti è viva e crescente l'attenzione per i beni culturali ecclesiastici, considerato il ruolo che la Chiesa cattolica ha svolto nella loro storia. Anche nei paesi di recente evangelizzazione e di profondi turbamenti sociali la tutela degli archivi sta assumendo un significato socialmente e culturalmente rilevante.

Nel complesso la situazione degli archivi ecclesiastici è quanto mai differenziata. Pertanto questa Pontificia Commissione per i Beni Culturali della Chiesa ritiene opportuno indicare alle Loro Eminenze ed Eccellenze alcuni orientamenti generali per la formulazione di specifici programmi operativi, finalizzati alla conservazione e alla valorizzazione del patrimonio archivistico delle Chiese particolari in relazione alle diverse situazioni.

Nella tipologia ecclesiastica gli archivi si distinguono in archivi diocesani, archivi parrocchiali, archivi di altri enti non soggetti al vescovo diocesano, archivi di persone giuridiche. In ordine alla funzione ci sono gli archivi correnti (dei documenti per la vita e la gestione dell'ente, archivi storici (dei documenti di rilevanza storica), archivi segreti diocesani (dei documenti delle cause criminali, degli attestati dei matrimoni di coscienza, delle dispense degli impedimenti occulti, ecc.).

La responsabilità del materiale documentario ivi raccolto è affidata primariamente ai singoli enti ecclesiastici per cui occorre stabilire in loco i criteri opportuni a tale adempimento procedendo al potenziamento o all'istituzione degli archivi storici, alla tutela e conservazione dell'archivio segreto, alla congrua impostazione degli archivi correnti, all'opportuna informatizzazione, all'assunzione di personale qualificato, all'ausilio cli tecnici, alla circolazione di informazioni tra i diversi archivi, alla partecipazione ad Associazioni archivistiche nazionali e internazionali, ed alla promozione della comunicabilità del materiale raccolto per la consultazione e per lo studio. È inoltre auspicabile, laddove è possibile, l'istituzione di Commissioni composte dai responsabili degli archivi presenti nella diocesi e da esperti di settore.

Nell'organizzazione degli archivi e nella loro gestione si possono adottare metodologie differenziate, che accolgono determinate teorie archivistiche, rispondono a particolari esigenze e a concrete possibilità operative. Non si può infatti ipotizzare un progetto organico uguale per tutti gli archivi ecclesiastici, ma parimenti si sottolinea la necessità di elaborare un progetto coerente, aperto a futuri sviluppi anche tecnologici e all'interscambio delle informazioni. In tal senso si suggeriscono alcuni orientamenti operativi di carattere esemplificativo al fine di contestualizzare il problema archivistico.

2.1. Potenziamento o istituzione dell'archivio storico diocesano

Va messa in risalto la primaria responsabilità delle Chiese particolari in ordine alla propria memoria storica. Per questo il Codice di Diritto Canonico raccomanda al Vescovo diocesano, e conseguentemente ai suoi equiparati a norma del can. 381 § 2, che egli abbia attenta cura affinché "gli atti e i documenti degli archivi delle chiese cattedrali, collegiate, parrocchiali e delle altre chiese, che sono presenti nel suo territorio, vengano diligentemente conservati e si compilino inventari o cataloghi in due esemplari, di cui uno sia conservato nell'archivio della rispettiva chiesa e l'altro nell'archivio diocesano";* cui si aggiunge il dovere che nella diocesi "vi sia un archivio storico e che i documenti, che hanno valore storico, vi si custodiscano diligentemente e siano ordinati sistematicamente".** Lo stesso Vescovo diocesano, conforme al can. 491 § 3,***e deve inoltre provvedere tale archivio di un regolamento che ne permetta il corretto funzionamento in relazione alla sua specifica finalità.

La corretta organizzazione dell'archivio storico diocesano può essere di esempio agli altri enti ed associazioni ecclesiastiche presenti nel territorio. In particolare può costituire un utile paradigma per gli istituti di vita consacrata e le società di vita apostolica presso i quali vi è, in molti casi, un'abbondante deposito archivistico, affinché provvedano all'istituzione o al potenziamento dei rispettivi archivi storici con i medesimi criteri.

Un archivio storico ecclesiastico può trovarsi nell'eventualità di accogliere fondi di archivi privati (di singoli fedeli della Chiesa o di persona giuridica ecclesiastica privata). La proprietà di tali archivi rimane del fedele o dell'ente depositario, salvo particolari diritti acquisiti nell'atto di concessione del fondo (come ad esempio la tutela della sua integrità, le norme per la conservazione in luogo a parte, i criteri di consultazione). Nell'accogliere tali fondi nell'archivio ecclesiastico si dovrà porre nell'atto ufficiale di convenzione clausole sull'esatto adempimento delle disposizioni dell'archivio ospitante. Se poi detti fondi cadono sotto la competenza civile, si seguiranno le norme vigenti nella nazione.

Nel rispetto delle competenze canoniche e civili va anche prevista l'ipotesi di concentrare taluni archivi minori non sufficientemente tutelati in sedi centrali, sia pure a vario titolo (deposito, estinzione o soppressione della persona giuridica ecclesiastica, ecc.).

Tale concentrazione mira a salvaguardare la conservazione stessa del materiale al fine di fruirlo e di difenderlo. I vescovi diocesani e gli altri legittimi responsabili devono prendere provvedimenti quando i documenti rischiano di trovarsi in sedi improprie o di fatto si trovano in sedi non più tutelate, come parrocchie e chiese prive di sacerdoti o di addetti, come monasteri e conventi non più abitati da comunità religiose. Adottando quest'ipotesi di concentrazione si deve però conservare integro il fondo, possibilmente nella sua primigenia sistemazione, poiché è l'unico modo per salvaguardare l'unità originaria del materiale trasferito.

Data la complessità e la delicatezza della documentazione raccolta è di primaria importanza affidare la direzione dell'archivio storico a persone particolarmente competenti ed avvalersi della collaborazione di esperti per problematiche particolari.

2.2. Adeguamento dell'archivio corrente

Per la vita ordinaria della comunità ecclesiale assume notevole importanza l'archivio corrente. Esso esprime il tessuto dell'attività pastorale di una circoscrizione ecclesiastica, per cui occorre organizzarlo con criteri che tengano conto delle esigenze del presente e che siano aperti a futuri sviluppi.

L'archiviazione della documentazione contemporanea è importante quanto la raccolta dei documenti antichi e la tutela degli archivi storici. Infatti gli archivi storici di domani sono negli odierni archivi correnti delle varie curie, vescovili e provincializie, degli uffici parrocchiali e delle
segreterie di singole istituzioni ecclesiastiche. In essi viene documentata, momento per momento la vita della comunità ecclesiale nel suo continuo sviluppo, nella sua capillare organizzazione e nella molteplice attività svolta dai suoi membri Specialmente nel pericolo postconciliare si è avviato un proficuo processo di rinnovamento, ci sono stati mutamenti anche radicali nell'organizzazione delle istituzioni ecclesiali, si sono registrati nuovi sviluppi e battute di arresto nell'attività missionaria della Chiesa, si è imposta l'urgenza del ridimensionamento in molte istituzioni a causa del calo vocazionale, della diminuita pratica religiosa e di altre avverse condizioni che hanno interessato soprattutto i paesi occidentali. La documentazione prodotta è stata sovrabbondante e riveste particolare importanza per cui occorre una congrua regolamentazione ed organizzazione.

Dal funzionamento degli archivi correnti può dipendere, nel presente, l'informazione e il coordinamento delle molteplici iniziative e, nel futuro, l'immagine di diocesi, di parrocchia, di istituto di vita consacrata, di società di vita apostolica, di associazione di fedeli, di movimento ecclesiale. Se non si provvede adeguatamente e con una certa urgenza ad impostare gli archivi correnti si possono causare danni che compromettono la memoria storica c conseguentemente l'attività pastorale delle Chiese particolari.

Gli archivi, se ben gestiti, sono un utile strumento di verifica delle iniziative intraprese a breve, medio, lungo termine, per cui occorre fissare i criteri di acquisizione degli atti, ordinarli organicamente, distinguerli tipologicamente (ad esempio i registri dei verbali e degli atti della vita ecclesiale, che hanno un regime continuativo, devono essere considerati diversamente dalle singole pratiche, che si esauriscono nel loro espletamento). Il Codice di Diritto Canonico prescrive poi a tutti gli amministratori dei beni ecclesiastici di catalogare adeguatamente documenti e strumenti, sui quali si fondano i diritti della Chiesa o dell'istituto circa i beni, conservandoli in un archivio conveniente ed idoneo''.*

Attenzione particolare va rivolta alla metodologia con cui ordinare l archivio. Essa non può limitarsi a progettare la raccolta e la sistemazione del materiale cartaceo, ma ormai deve organizzare la documentazione offerta - attraverso registrazioni via computer, in fono o in video - dai vari mezzi tecnici in continuo sviluppo verso il multimediale (diapositive, cassette in voce, cassette in video, dischetti, CD, CD-ROM, ecc.). A questo riguardo, nell'ambito degli archivi ecclesiastici, talvolta si deve ancora acquisire, laddove è possibile, una congrua mentalità gestionale conforme alle moderne tecnologie.

2.3. Mutua collaborazione con gli Enti civili

In molte Nazioni è già in avanzata attuazione una politica per i beni culturali, tradotta in leggi specifiche, regolamenti, accordi con enti privati e concreti progetti. Nel suo rapporto con gli Stati, la Chiesa ribadisce la finalità eminentemente pastorale dei propri beni e la loro persistente attualità in relazione al raggiungimento dei fini che le sono propri. Questa sua posizione non esclude, anzi rende più vitale, l'utilizzazione del patrimonio documentario raccolto nell'ambito di un determinato territorio e di una particolare congiuntura culturale a vantaggio tanto della comunità ecclesiale, quanto di quella civile.

Tale attenzione delle Comunità politiche coinvolge in vario modo i beni culturali appartenenti agli enti ecclesiastici, per cui non raramente si sono stilate reciproche intese ed è stata favorita la concertazione degli interventi. È diffuso, infatti, il convincimento che anche gli archivi storici degli enti ecclesiastici entrano a far parte del patrimonio nazionale, pur nella loro dovuta autonomia. In tal senso devono essere garantite e promosse norme che ne rispettino l'appartenenza, la natura, la destinazione originaria e propria. Inoltre occorre favorire e sollecitare iniziative per far conoscere l'azione svolta dalla Chiesa in una determinata Comunità politica attraverso la documentazione raccolta negli archivi.

In riferimento alla Comunità politica è doveroso che i Vescovi diocesani e tutti i responsabili degli archivi ecclesiastici abbiano un atteggiamento di rispetto nei confronti delle leggi vigenti nei vari Paesi, ovviamente in ottemperanza alle condizioni previste dal can. 22 del Codice di Diritto Canonico. È altrettanto desiderabile che le Chiese particolari si avvalgano della collaborazione della Comunità politica, sulla base di apposite convenzioni stipulate dalla Sede Apostolica o per suo espresso mandato.

2.4. Orientamenti comuni delle Conferenze episcopali

Tale interazione tra la competente autorità ecclesiastica e quella civile sollecita le Conferenze Episcopali nazionali e regionali a promuovere un comune orientamento nelle Chiese particolari al fine di coordinare gli interventi in favore dei beni storico-culturali ed in particolare degli archivi, pur nella salvaguardia della potestà legislativa di diritto divino propria del Vescovo diocesano.*

È pertanto opportuno:

- ribadire il rispetto che la Chiesa ha sempre nutrito verso le culture, anche quelle classiche non cristiane, delle quali ha conservato e tramandato, non di rado salvandole da un probabile oblio, molte testimonianze scritte;

- suscitare la convinzione che la cura e la valorizzazione degli archivi assumono notevole rilevanza culturale, può avere un profondo significato pastorale e può diventare un'efficace strumento di dialogo con la società contemporanea;

- conservare negli archivi gli atti previsti e ciò che concorre a far conoscere la vita concreta della comunità ecclesiale;

- incoraggiare la redazione di cronache degli eventi dei singoli enti ecclesiastici al fine di fornire un quadro di riferimento al materiale documentario che si raccoglie negli archivi;

- avere cura particolare nel conservare la documentazione (anche avvalendosi delle nuove tecnologie ) di tradizioni religiose e di iniziative ecclesiali che si stanno estinguendo al fine di perpetuarne la memoria storica;

- far convergere su comuni linee operative l'impegno delle Chiese particolari in ordine alla metodologia di raccolta, di conservazione, di tutela, di utilizzazione, ecc.;

- studiare la possibilità e il modo cli recuperare gli archivi confiscati nel passato, spesso a causa di complesse vicende storiche, e dispersi in altri enti, attraverso accordi di restituzione o riproduzioni informatiche (microfilm, dischi ottici, ecc.), specie quando questi contengono documenti rilevanti per la storia della comunità ecclesiale;

- ribadire a ciascun amministratore dei beni ecclesiastici le responsabilità in ordine alla custodia della documentazione conformemente alle disposizioni canoniche;

- incoraggiare gli archivisti nel loro lavoro di tutela promuovere l'aggiornamento, invitandoli a far parte delle Associazioni nazionali competenti di tale settore e organizzando convegni di studio per l'approfondimento dei problemi relativi alla gestione degli archivi ecclesiastici;
- risvegliare nei parroci e in tutti i responsabili delle persone giuridiche soggette al Vescovo diocesano la sensibilità verso gli archivi di loro competenza, affinché si impegnino nella raccolta del materiale, nella sua sistemazione e valorizzazione;

- sollecitare e l'impegno del vicario foraneo affinché i libri parrocchiali vengano redatti accuratamente e custoditi nel debito modo".**

2.5. Assunzione di personale qualificato

Le competenti autorità devono affidare la direzione degli archivi ecclesiastici a persone qualificate. Si dovrà fare una scelta accurata perché si incrementi questo tipo di servizio ecclesiale, che dovrà essere assunto, per quanto possibile, in modo stabile da persone esperte e capaci.

L'importanza di questo servizio va considerata in riferimento sia all'archivio storico sia a quello corrente in conformità al can. 491 §§ 1 e 2:

- il responsabile dell'archivio storico diocesano può svolgere un'opera di assistenza sugli archivi esistenti nella diocesi, secondo le direttive dell'Ordinario, e può coordinare le attività culturali promosse dai vari archivi;

- il responsabile dell'archivio corrente, oltre a garantire l'opportuna riservatezza del materiale raccolto, può favorire la verifica delle varie iniziative intraprese attraverso un'organizzazione che faciliti la consultazione e la ricerca.

Di fondamentale importanza è pertanto la formazione degli operatori, che a vario livello sono attivi nel campo archivistico. A lungo termine, questo servizio contribuisce allo sviluppo di una base culturale oggi quanto mai necessaria al lavoro pastorale. A tale scopo, da decenni opera in modo lodevole la SCUOLA VATICANA DI PALEOGRAFIA, DIPLOMATICA ED ARCHIVISTICA istituita presso l ARCHIVIO SEGRETO VATICANO. Di recente questa PONTIFICIA COMMISSIONE PER I BENI CULTURALI DELLA CHIESA ha patrocinato l'istituzione del CORSO SUPERIORE PER I BENI CULTURALI DELLA CHIESA presso la PONTIFICIA UNIVERSITA' GREGORIANA Dl ROMA. Anche le Associazioni archivistiche ecclesiastiche vanno promosse in tutti i Paesi perché la loro opera, laddove sono attive, è meritoria per l'aggiornamento degli archivisti e la tutela del patrimonio.

L'ottemperanza delle molteplici esigenze archivistiche dipende dalla professionalità degli operatori, ai quali i Vescovi diocesani affidano la gestione e la direzione degli archivi, ed è conseguente al loro senso di responsabilità verso la Chiesa e verso la cultura.

La competenza tecnica e il senso del dovere sono le condizioni indispensabili per il rispetto dell'integrità dei fondi, l'acquisizione di nuove carte provenienti anche da altri archivi, l'ordine del materiale depositato, la sua ricerca e l'eventuale eliminazione di documenti conformemente ad una regolamentazione che regoli il passaggio dall'archivio corrente all'archivio storico.

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